services

Showing posts with label Audit. Show all posts

training event: 5S AUDITOR

5S, Audit, Office, Public Event, Training, Warehouse

5S Internal AUDIT: Raising the Quality of Implementation

Suatu cara untuk mempertahankan serta meningkatkan kualitas penerapan 5S yang menjadi budaya kerja perusahaan adalah dengan cara mengevaluasi tingkat pencapaian 5S di tempat kerja. Mulai dari merencanakan kegiatan audit, membentuk tim auditor, menciptakan auditor-auditor internal 5S, menciptakan kriteria audit, melaporkan hasil audit kepada manajemen, memberikan reward & recognition.

Kegiatan audit ini perlu dilakukan secara rutin untuk menjaga kesinambungan dan perbaikan secara terus menerus agar 5S melekat menjadi budaya perusahaan. Kegiatan audit 5S dilakukan dengan cara melakukan evaluasi atau penilaian terhadap dukungan manajemen serta audit penerapan 5S diseluruh area perusahaan. Audit 5S dilakukan untuk mendapatkan informasi faktual dilapangan untuk dapat dijadikan dasar dalam rekomendai perbaikan untuk mencapai standar yang telah ditetapkan. Agar para auditor memperoleh pemahaman tentang bagaimana audit dilakukan, bagaimana melakukan analisis dan rekomendasi, kriteria audit yang digunakan dan lain lain, maka perlu adanya program tentang audit 5S.

Program ini dirancang untuk membantu para penanggung jawab perusahaan industri jasa atau manufaktur dalam rangka meningkatkan mutu penerapan 5S di perusahaan Anda.

Para peserta workshop melakukan simulasi kegiatan Audit 5R di Tempat Sesungguhnya (GEMBA).

S A S A R A N

Setelah mengikuti program ini, peserta diharapkan:

Memantapkan pemahaman mengenai penerapan 5S

Memahami lima Karakteristik dari kegiatan Audit 5S

Memahami manfaat Audit dalam penerapan 5S

Memahami tujuh langkah dan tahapan kegiatan Audit 5S

Memahami langkah dan tahapan kegiatan Audit 5S

Menjalankan kegiatan Audit 5S yang sistematis

Mempersiapkan Penerapan Program Audit 5S di Perusahaan

GARIS BESAR

Program Kegiatan Audit dan Patroli 5S di Perusahaan

Alat-alat bantu dalam kegiatan Audit 5S

Criteria: Membuat Kriteria Audit 5S

Condition: Simulasi kegiatan Audit lapangan

Cause: Analisa 5 Mengapa

Effect: Menghitung kesenjangan dengan metode Skor Audit

Recommendations: Mempresentasikan Hasil Audit 5S

Membuat Rencana Program Audit Tahunan

PESERTA DISARANKAN

Kepala Pabrik atau Kepala Departemen

Staff atau Supervisor

Internal Auditor, Pejabat di dalam Komite Penerapan di Perusahaan dan Fungsi lain yang relevan

PERLENGKAPAN

Laptop atau Netbook atau Tablet

Kamera digital atau video camera


Kegiatan Hari Ke-1	Kegiatan Hari Ke-2

A G E N D A

Hari ke-1	Hari ke-2
Mengisi Pre-Test Pembukaan dan Perkenalan	Review workshop hari ke-1
Pengantar KAIZEN & 5S Definisi, Kegiatan & Sasaran 5S GEMBA & KAIZEN Tingkatan Disiplin 5S	Praktik Audit Lapangan di Perusahaan Penerap 5S Kelompok melaksanakan kegiatan Audit di tempat kerja yang sesungguhnya.
Morning Coffee
Program Audit 5S Kegiatan Audit 5S vs Patroli 5S Sasaran Audit Auditor' Golden Rule Simulasi: Membentuk Tim Auditor	L-5: Melaporkan Hasil Audit 5S Skor 5S Analisa & Rekomendasi Improvement Peluang Improvement Simulasi: Mempresentasikan Hasil Audit
Lunch Break
L-1 & 2: Persiapan Audit & Review Dokumentasi Permohonan Audit Alat-alat Bantu Kegiatan Audit Lembar Kriteria Audit Simulasi: Membuat Rencana Kerja Audit	L-6: Improvement & Tindak Lanjut Audit Membuat Rencana Improvement Re-Audit dan Verifikasi Audit Peningkatan Kelas Penerapan 5S Simulasi: Rencana Program Audit Tahunan
Afternoon Tea
L-3 & 4: Persiapan & Kegiatan Audit Tempat Kerja Bukti-bukti Audit: Physical, Documentary, Testimonial, Analitycal Akar Permasalahan Simulasi: Kegiatan Audit Tempat Kerja	L-7: Mengelola Program Audit 5S Menetapkan Tema Audit & Periodenya Sumber Daya Audit Program Internal Auditor Kesimpulan dan Rencana Tindak Lanjut Audit
Penutupan workshop hari ke-1 Kesimpulan dan Evaluasi Workshop	Mengisi Post Test Diskusi, Evaluasi workshop dan Penutupan

Terima kasih banyak pada rekan-rekan praktisi yang telah mengikuti Workshop ini.
Semoga bermanfaat. Selamat menerapkan, ber-improvement dan sukses!

Cakrawijaya 5R - January 02, 2016

shopfloor event: 5S Diagnosis

5S, Audit, Office, Shopfloor Event, Warehouse

5S DIAGNOSIS : A Picture of Our Workplace at Current State

Tempat kerja ini adalah 'Gudang Suku Cadang Terbaik' di FMCG Perusahaan Kelas Dunia, mendapatkan kualifikasi bintang 5 (Fokus pada Pencegahan) dengan skor 5R : 4.852 dari 5. Terbukti < 30 detik mencari Suku Cadang tercapai.

Saran Improvement : Mengevaluasi persediaan dengan cara menurunkan jumlah (Min, Max) semua jenis belt yang tersimpan di area ini dan memperbaiki metode penempatan belt (tidak digantung) agar tidak terjadi penurunan mutu belt (memanjang karena gravitasi, usia pun menjadi lebih pendek)

Cakrawijaya 5R - January 01, 2016

2. Pengenalan 5R : 3. Diagnosa 5R

Audit

Istilah diagnosa biasa digunakan di dalam dunia kedokteran yaitu suatu proses untuk mengidentifikasikan atau menentukan sifat alamiah dari suatu kondisi penyakit atau suatu kesimpulan terhadap sebuah pencapaian. Persamaan kata lain dalam bahasa Inggrisnya adalah analysis, conclusion, examination, interpretation, investigation, opinion, pronouncement, scrutiny, summary.

Peralatan yang digunakan dalam melakukan diagnosa 5R di tempat kerja Anda adalah Lembar Diagnosa atau Lembar Kriteria Audit dan Pena serta Kamera untuk mendokumentasikan kondisi saat ini.

2.3.1 Lembar Kriteria Audit

Lembar kriteria audit 5R digunakan sebagai alat untuk mendiagnosa. Dengan bantuan alat ini Anda dapat segera menilai seberapa 'sakit' tempat kerja Anda. Lembar audit ini dapat digunakan di kantor atau tempat kerja yang lain, namun di kemudian hari nanti pada saat Anda sudah menjadi lebih terbiasa dengan alat ini, Anda boleh mulai membuat lembar audit yang disesuaikan dengan kebutuhan spesifik di tempat kerja Anda.

Matriks 1 : Lembar Diagnosa 5R.

Dalam melaksanakan diagnosa penerapan 5R ini ada dua jenis kegiatan yang direkomendasikan:

Patroli 5R
Audit 5R

2.3.2 Patroli 5R

Patroli 5R adalah kegiatan berkeliling area kerja. Dilaksanakan dalam suatu kelompok pada waktu tertentu untuk tujuan memelihara tempat kerja, keamanan dan keselamatan kerja. Dengan fokus perhatian pada perbaikan tempat kerja. Menggunakan teknik berikut:

Jenis pekerjaan yang dilaksanakan memerlukan tindakan segera seperti; kabel yang terkelupas akan membahayakan operator yang bekerja, keadaan pipa bocor yang menggangu kesehatan operator dan pemborosan material, kap lampu yang kotor mengakibatkan cahaya yang redup sehingga menyulitkan kegiatan inspeksi.

2.3.3 Audit 5R

Audit 5R adalah mengevaluasi kondisi saat ini dengan memperhatikan suatu pekerjaan terhadap standar yang ada. Menggunakan teknik berikut:

Lembar Diagnosa atau Kriteria Audit 5R
Foto sebelum dan sesudah (Lembar KAIZEN)
Daftar Area Kritis (Lembar Rencana Imprvovement)

Sebuah contoh terhadap pekerjaan yang sedang berlangsung, dengan adanya audit 5R dapat menghilangkan kekacauan di area penyimpanan barang dan meningkatkan sistem penyimpanan serta menjaga ketersediaan barang.

Diagram berikut ini menjelaskan hubungan antara kedua jenis kegiatan tersebut diatas dan menunjukkan penggunaanya secara bersamaan:

Diagram 1 : Kegiatan Patroli 5R dan Audit 5R.

Cakrawijaya 5R - July 31, 2009

2. Pengenalan 5R : 5. Daftar Area Kritis

Area Responsibility Map, Audit, Improvement Plan, KAIZEN, Problem Identification, Small Group Activities

Lembar berukuran A4 berupa tabel ini dibuat untuk membantu Leader/Fasilitator Area 5R dalam mengelola improvement yang berada di zona tanggung jawabnya. Tujuannya untuk mempermudah di dalam pengelolaannya dan setiap anggota bisa mengakses informasi perkembangan di AKK-nya (Aktivitas Kelompok Kecil). Lembar Daftar Area Kritis ini dipampang di Papan Informasi Aktivitas 5R.

Gambar 2.5 : Formulir Daftar Area Kritis.

Keterangan Gambar 2.5 :

Area : Nama atau nomer identifikasi area 5R.
Leader : Nama leader area 5R.
No. : Nomer urutan masalah yang ditemukan di area ini.
Tanggal : Saat masalah ditemukan atau saat pemotretan.
Penemu : Nama orang atau inisial dari orang yang menemukan masalah di area ini.
Sub Area : Identifikasi area tanggung jawab sub area 5R, yang seharusnya adalah wilayah tanggung jawab perorangan.
Masalahnya Apa? Deskripsi dari masalah yang ditemukan di area ini.
Foto No. : Nomer foto atau nomer urutan masalah yang tertulis di poster "Foto Identifikasi Masalah (Area Kritis)", biasanya nomer ini bernomer sama dengan nomer urut di "Daftar Area Kritis".
Tindakan : Rencana aktivitas improvement berupa perbaikan atau pencegahan dari masalah yang ditemukan di area ini.
Rencana : Tanggal improvement yang direncanakan.
Realisasi : Tanggal realisasi dari improvement yang telah direncanakan.
KAIZEN : Apabila telah mendapatkan verifikasi dan persetujuan dari Promotor, maka area 5R ini akan diberikan sebuah nomer KAIZEN. Sebaliknya apabila improvement ini bukan KAIZEN, maka tuliskan berupa tanda centang di kolom "Tidak".

Catatan :
* Perbaikan adalah tindakan mengembalikan ke kondisi standarnya.
* Tindakan berupa perbaikan adalah bukan KAIZEN.
* KAIZEN adalah improvement yang berkesinambungan berupa tindakan PENCEGAHAN, MENYEMPURNAKAN dan IDE atau DISAIN BARU dari yang pernah ada.