Organizing 5S in the OFFICE, how to make it
"Faster - Better - Easier - Cost-Effective"
5S adalah disiplin pengelolaan tempat kerja, penerapannya tidak hanya untuk di industri manufaktur. Bagaimana penerapannya di perusahaan jasa atau di kantor? Apakah Anda pernah mencari dokumen sampai berjam-jam? Mencari barang tidak ketemu, kemudian membeli lagi? Merasa tidak mempunyai cukup tempat untuk menyimpan dokumen atau barang? Waktu dihabiskan untuk mondar-mandir? Tidak tahu siapa yang sedang meminjam suatu dokumen? Dokumen penting tercampur dengan dokumen lainnya. Sering terjadi kesalahan pada pekerjaan administrasi. Proses birokrasi yang panjang, lama dan tidak efisien. Proses transfer informasi yang tidak efektif.
Ada delapan jenis pemborosan yang terjadi di kantor yang akan diungkapkan dan dituntaskan melalui penerapan "Organizing 5S in the Office”. 5S adalah huruf awal dari lima kata Jepang: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, dan Shitsuke, yang dalam bahasa Indonesia diartikan sebagai Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, dan Rajin. Kelima kata tersebut merupakan lima tahapan menuju perbaikan efisiensi, moral, dan lingkungan kerja secara total, yang pada akhirnya dapat meningkatkan produktifitas kerja.
 |  |
 |  |
S A S A R A N
Setelah mengikuti program ini, peserta diharapkan:- Memahami konsep 5S dan manfaat penerapan 5S di Kantor
- Memahami tujuh langkah penerapan 5S di Kantor
- Mendapatkan bekal untuk memulai penerapan 5S atau meningkatkan mutu penerapan saat ini bagi yang sedang menerapkan 5S
GARIS BESAR
- 5S: Definisi, Aktivitas, Target dan Sasaran Penerapan di Kantor
- Pengelolaan Arsip dan Meja Kerja serta lacinya
- Tujuh langkah penerapan 5S di Kantor
- Program evaluasi penerapan 5S di Kantor
PESERTA YANG DISARANKAN
- Kepala Bagian atau Kepala Departemen
- Kepala Seksi, Staf, Supervisor, Sekertaris dan Admin
- Pejabat di dalam Komite Penerapan di Perusahaan dan Fungsi lain yang relevan
A G E N D A
Hari ke-1 | Hari ke-2 |
Pembukaan dan Perkenalan | Review workshop hari ke-1 |
KAIZEN, 5S dan LEAN OFFICE · 5S – Disiplin Mengelola Tempat Kerja · Lean Office – 8 Pemborosan di Kantor · Office KAIZEN – Memberdayakan SDM Simulasi : Masalah Pemborosan | L-5: SEISO-SHINE-SAPU-RESIK · Standar Kebersihan, Jadwal Kebersihan, Lembar Periksa 3S L-6: SEIKETSU-STANDARDIZE-STANDARISASI-RAWAT· Standarisasi 5S, Instruksi Kerja · Kriteria Audit & Program Audit 5S |
Morning Coffee | |
L-1: PERSIAPAN PENERAPAN 5S · Komitmen Manajemen · Rencana Penerapan Induk L-2 : MENGENALKAN PENERAPAN 5S · Promosi & Kick Off Simulasi : AKK & Zona Tanggung Jawab | L-7: SHITSUKE-SUSTAIN-SWA DISIPLIN-RAJIN · PDCA - SDCA - KAIZEN · One Point Lesson · Matriks Pengembangan Ketrampilan |
Lunch Break | |
L-3: SEIRI-SORT-SISIH-RINGKAS ·; Inventaris, Persediaan & Arsip · Label Merah & TPS · Kebijakan SEIRI - RINGKAS Permainan : Manfaat RINGKAS | SHARING SESSION Lean & Green Office Concept · Company Profile · Why 5S? · The 5S Journey · How do we apply and adjust our 5S |
Afternoon Tea | |
L-4: SEITON-SET IN ORDER-SUSUN-RAPI · Standar : Huruf, Warna, Label, dll. · Sarana Penyimpanan · Relayout & Denah Rinci Presentasi Video dan Simulasi RAPI | SHARING SESSION (Lanjutan) · Kunjungan ke area kerja Tanya – JawabKESIMPULAN & PENUTUPAN · Rencana Tindak Lanjut Diskusi dan Tindak Lanjut |
Penutupan workshop hari ke-1 Kesimpulan dan Evaluasi Workshop | Evaluasi workshop dan Penutupan |
Terima kasih banyak pada rekan-rekan praktisi yang telah mengikuti Workshop ini.
Semoga bermanfaat. Selamat menerapkan, ber-improvement dan sukses!
Semoga bermanfaat. Selamat menerapkan, ber-improvement dan sukses!
Ringkas di Laci Meja Kerja Anda.
“Bagaimanakah para pekerja kantoran dapat mengurangi dan menjaga biaya-biaya operasional dalam kegiatannya sehari-hari?” Pada praktiknya tidak dengan menjadikan semua orang sebagai pekerja administrasi paruh waktu. Bagaimanapun juga semua orang dapat memerangi pemborosan. Sasaran akhirnya adalah eliminasi menyeluruh terhadap pemborosan. 
Pemborosan menjadi masalah di kantor yang disebabkan oleh lingkungan yang berantakan, tidak teroganisir mengakibatkan beban yang berat bagi para karyawan Anda. Mencegah mereka dari perasaan sukses dan berhasil di pekerjaannya. Pemborosan-pemborosan ditandai sebagai tujuh iblis pemborosan yang mematikan karena sudah seperti racun di dalam lingkungan kerja. Langkah awal dari eliminasi pemborosan adalah dengan mengenalinya “untuk apakah kegiatan-kegiatan tersebut?” Marilah kita lihat tujuh pemborosan berikut ini:
Terjadi ketika Anda memproduksi sesuatu terlampau banyak dari yang diperlukan atau menghasilkan sesuatu terlalu dini dari waktu yang diharapkan. Di dalam operasional kantor, kertas-kertas, catatan dan informasi pada umumnya berlebihan. Memproduksi lebih dari yang diperlukan atau menghasilkan terlalu dini tidak akan meningkatkan efisiensi. Menggunakan sumber daya, seperti material, tenaga kerja, dan gudang/penyimpanan, menghasilkan lebih cepat dari yang diperlukan menciptakan jenis pemborosan yang lainnya. Memberikan informasi terlampau detil dari yang diperlukan, membuat banyak laporan tetapi tidak ada satu orang pun yang membacanya, membuat ektra salinan dari yang diperlukan.
Menunggu sesuatu, orang lain, dokumen, mesin-mesin atau informasi adalah pemborosan. Menunggu adalah tidak melakukan sesuatu dengan waktu yang terus berlalu dan menyebabkan alur kerja yang terhambat. Hal ini tidak menambah nilai kepada produk/jasa dan tentunya Pelanggan tidak mau membayar untuk kegiatan ini. Menunggu adalah pemborosan yang paling mudah dideteksi. Ada banyak contoh di dalam kantor: menunggu tanda tangan, menunggu keputusan, menunggu mesin-mesin, menunggu panggilan/hubungan telepon, menunggu kiriman, menunggu orang lain yang terlambat hadir di dalam pertemuan, mengantri di mesin fotokopi.
Memindahkan dokumen atau material lebih jauh dari yang diperlukan atau menempatkannya sementara di suatu lokasi, menyimpannya, menciptakan persediaan, penumpukan, atau perpindahan material, orang-orang lalu-lalang, adalah membuang-buang waktu dan energi. Persediaan dan material sering kali dipindahkan beberapa kali sebelum mencapai suatu lokasi yang sebenarnya ditetapkan. Semua dari pergerakan atau perpindahan ini adalah pemborosan.
Kelebihan persediaan apapun bentuknya adalah pemborosan. Persediaan yang berlebihan memakan tempat, bisa berdampak pada keselamatan kerja, dan dapat menjadi tidak berguna jika terjadi perubahan permintaan. File yang tidak diperlukan, ekstra persediaan dan salinan dokumen yang tidak diperlukan adalah beberapa bentuk dari pemborosan persediaan. Pemborosan persediaan bisa merupakan suatu masalah departemen atau perorangan. Pemborosan persediaan adalah suatu kebiasaan yang sulit untuk dipecahkan. Ekstra persediaan menghadirkan suatu zona nyaman yang barangkali kita malas untuk melepaskan dari kebiasaan ini. Berpikir perang terhadap pemborosan adalah merubah pola pikir seperti ini.
Menyimpan ekstra persediaan berarti ekstra pengelolaan. Ekstra persediaan dapat menghalangi proses lainnya jika Anda sedang mencari item yang lain, maka Anda harus memindahkan ekstra persediaan tersebut sehingga menciptakan pemborosan gerakan. Pemborosan ini juga berhubungan dengan pemborosan waktu kerja. Waktu adalah suatu yang sangat berharga di dalam lingkungan kantor dan sebuah map/dokumen yang tergeletak di meja tulis seseorang adalah pemborosan, 'record' tak berguna di dalam database, email yang belum dibaca.
Gerakan apapun yang tidak penting bagi penyelesaian dari suatu tugas atau aktivitas adalah pemborosan. Semua pergerakan pekerjaan tak perlu adalah suatu bentuk pemborosan. Semua gerakan harus menambahkan nilai kepada produk/jasa yang diberikan kepada Pelanggan. Proses pekerjaan yang tidak efektif dan tata ruang yang buruk sering menciptakan pemborosan berupa lebih banyak berjalan, menggapai sesuatu, membungkuk atau jongkok dari yang diperlukan.
Menghasilkan produk cacat adalah pemborosan, pengulangan pekerjaan karena cacat jelas sebagai kegiatan yang tidak bernilai tambah. Memperbaiki sesuatu yang telah dikerjakan adalah pemborosan. Pemborosan ini juga meliputi produktivitas yang hilang sehubungan dengan gangguan dari suatu proses yang berjalan normal tetapi menghasilkan cacat atau pengulangan pekerjaan. Kehilangan data atau informasi, kesalahan meng-input data sehingga menghasilkan cacat.
