7 Pemborosan - Persediaan

5. Persediaan (Inventory)

Pelanggan tidak mementingkan persediaan, tetapi pengiriman.

Barang dalam proses (WIP, Work In Process) secara langsung adalah akibat dari produksi yang berlebihan dan menunggu. Kelebihan persediaan cenderung menyembunyikan masalah di dalam pabrik yang seharusnya dikenali dan diperbaiki untuk meningkatkan kinerja operasionalnya. Bertambahnya persediaan meningkatkan lead-time, menggunakan luas lantai produktif, identifikasi masalah menjadi tertunda, dan menghalangi komunikasi. Dengan menciptakan aliran langsung dari proses ke proses di banyak industri manufaktur, telah meningkatkan mutu pelayanannya kepada pelanggan, menghapuskan persediaan dalam proses serta menghemat biaya produksi.

Kegemukan juga merupakan bentuk dari kelebihan persediaan.

5.1 Penyebab dari persediaan

• Hilir
  • Permintaan tidak terpercaya
  • Permintaan tidak menentu
  • Perkiraan (forecast) buruk
  • Informasi pasar buruk
• Proses
  • Lead time produksi panjang
  • Waktu set up lama
  • Frekuensi kerusakan mesin tinggi
  • Defect tinggi
  • Absensi / turnover tinggi
  • Kapasitas peralatan tidak seimbang
• Hulu
  • Pemasok tidak terpercaya
  • Lead time panjang
  • Harga tdk stabil

5.2 Akibat dari persediaan

• Biaya penanganan tinggi
• Tambahan area penyimpanan
• Biaya bunga
• Keruwetan sistim telusur
• Tambahan rework, menyembunyikan masalah sebenarnya
• Administrasi dan dokumen-dokumen
• Aliran informasi tidak lancar
• Biaya pembuangan tinggi
• Material atau lahan tidak terpakai
• Sulit mengelola material FIFO (First In First Out)

5.3 Daftar periksa pemborosan persediaan

• Banyak persediaan berada di rak dan lantai
• Rak dan penempatan produk di lantai banyak menggunakan luas area kerja
• Persediaan yang menghalangi jalan
• Barang dalam proses menumpuk dari proses yang individual
• Barang dalam proses menumpuk diantara operator
• Barang dalam proses menumpuk diantara proses
• Sulit untuk mendeteksi jumlah barang sedang dalam proses

5.4 Mencegah persediaan

• Line balancing
• Produksi 'one-piece-flow'
• Work Standard
• Menurunkan waktu set-up mesin / changeover - SMED
• Membina para pemasok 

• 1
• 2
• 3
• 4
• 5
• 6
• 7

Read More

7 Pemborosan - Gerakan

6. Gerakan (Motion)

Segala gerakan dari manusia atau mesin yang tidak memberi nilai tambah pada barang atau jasa.

Pemborosan ini berhubungan dengan ergonomi, dapat dilihat di semua gerakan seperti menekuk, meregang, berjalan, mengangkat, dan menggapai. Ergonomi juga merupakan persoalan kesehatan, keselamatan dan keamanan bagi karyawan di perusahaan. Pekerjaan dengan gerakan berlebihan sebaiknya dianalisa dan dirancang kembali dengan melibatkan para karyawan pabrik untuk memperbaiki kinerjanya.

Bergerak belum tentu bekerja, mondar mandir kebingungan mencari sesuatu adalah pemborosan.

Di banyak industri perakitan, produktivitas kerja operator dicapai lebih baik dengan posisi berdiri daripada posisi duduk.

Di kantor pun bisa diterapkan sistim bekerja sambil berdiri. Perhatikan semua meja dan lemari file memiliki roda sehingga layout kerja menjadi lebih fleksibel dan lantai mudah dibersihkan. Efisiensi penggunaan ruang lebih baik.

6.1 Penyebab dari pemborosan gerakan

• Lay-out stasiun kerja yang buruk
• Tempat kerja berantakan
• Metode kerja tidak beraturan
• Bekerja dalam ukuran batch yang besar

6.2 Akibat dari pemborosan gerakan

• Aliran material tidak menentu
• Produktivitas menurun
• Mengurangi Mutu
• Cedera otot atau persendian
• Biaya pengobatan atau absensi karyawan meningkat
• Antusias kerja karyawan menurun
• Turnover operator tinggi

6.3 Daftar periksa pemborosan gerakan

• Berjalan
• Memutar
• Gerakan lengan tangan
• Gerakan pergelangan tangan;
• Hanya bekerja dengan satu tangan
• Waktu tunggu digunakan untuk mengamati;
• Terjadi set-up produk / melepaskannya
• Proses yang berulang-ulang tidak ada standarnya
• Gerakan operator selalu berubah-ubah dari siklus ke siklus, tidak sama
• Procesnya banyak dan kecil-kecil, banyak gerakan yang tidak perlu

6.4 Mencegah pemborosan gerakan

• Disiplin ber-5R

Memposisikan diri pada keadaan 'nyaman' namun tidak benar dalam jangka waktu yang lama akan mengakibatkan cedera.

Bermasalah dengan punggung Anda? Mungkin ini bisa membantu.

• 1
• 2
• 3
• 4
• 5
• 6
• 7

Read More

7 Pemborosan - Cacat

7. Cacat (Defect)

Pemborosan ini berdampak langsung kepada kelangsungan hidup perusahaan dimana produk cacat mengakibatkan kerja ulang atau membuat produk skrap, biaya yang dikeluarkan pun luar biasa. Biaya-biaya ini termasuk mengkarantinakan persediaan, memeriksa ulang, penjadwalan kembali, dan kehilangan kapasitas. Di banyak organisasi total biaya dari cacat sangat berarti bagi persentase biaya produksi. Bagaimana akibatnya bila produk cacat ditemukan di Pelanggan? Berapakah biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan?

Dengan melibatkan Karyawan dalam melakukan perbaikan prosesnya yang berkesinambungan maka sangatlah besar peluang untuk mengurangi cacat di banyak proses kerja.

7.1 Penyebab dari produk cacat

• Proses yang bermacam-macam, pengendalian proses yang lemah
• Jumlah persediaan komponen yang tidak berimbang
• Perencanaan perawatan yang buruk atau mesin yang tidak dapat diandalkan
• Pendidikan, pelatihan, instruksi kerja yang buruk
• Disain produk yang buruk
• Permintaan Pelanggan yang sulit dipahami
• Operator melakukan kekeliruan

7.2 Akibat dari produk cacat

• Barang dikembalikan
• Downgrading
• Klaim garansi
• Biaya pertanggung jawaban
• Biaya penarikan kembali
• Diskon
• Pelanggan pergi

7.3 Daftar periksa produk cacat

• Komplain dari proses berikutnya
• Cacat terjadi di dalam proses
• Terjadi "human error"
• Cacat karena komponennya kurang
• Cacat karena salah pasang komponen
• Prosesnya terbaikan
• Sedang memproduksi cacat
• Tidak ada sistim anti salah, "Poka-Yoke"
• Tidak ada inspeksi di dalam proses
• Cacat dijadikan proyek Improvement

7.4 Mencegah produk cacat

• Built-in-Quality
• Produksi sistim tarik satu per satu - One-piece-pull
• Menerapkan sistim anti kesalahan - "Poka-Yoke"
• Autonomation atau "Jidoka"

Cacat : Tidak diterima - Tidak dibuat - Tidak dilanjutkan.

Mekanisme Anti Salah - "Poka-Yoke" di laci peralatan kerja Anda.

• 1
• 2
• 3
• 4
• 5
• 6
• 7

Read More

8-Pemborosan : DOWNTIME

Membuat singkatan bisa menjadi suatu cara yang sangat efektif untuk mengingat. Kita menggunakan singkatan di hampir semua aspek kegiatan kita untuk mempermudah dalam mengingat sesuatu. Cara mudah untuk mengingat 8 pemborosan yang pada mulanya  7 pemborosan adalah dengan membuat sebuah singkatan. Singkatan ini saya dapatkan dari seorang pimpinan di perusahaan yang saat ini kami bersama-sama sedang menerapkan Lean Manufacturing.

D	O	W	N	T	I	M	E
e	v	a	o	r	n	o	x
f	e	i	n	a	v	t	c
e	r	t		n	e	i	e
c	p	i	U	s	n	o	s
t	r	n	t	p	t	n	s
	o	g	i	o	o
	d		l	r	r		P
	u		i	t	y		r
	c		z	i			o
	t		e	n			c
	i		d	g			e
	o						s
	n		T				s
			a				i
			l				n
			e				g
			n
			t

Non Utilized Talent

Satu tambahan jenis pemborosan yang pada mulanya 7 pemborosan adalah “Non Utilized Talent” (Tidak memberdayakan bakat seseorang). Apakah artinya bila kita mendengar istilah tersebut? Dari perspektif pemborosan, kita berbicara tentang pemanfaatan yang tidak sepantasnya terhadap Pengetahuan, Ketrampilan, dan Kemampuan seseorang (Knowledge, Skills, Abilities : KSA).

Perusahaan-perusahan telah memiliki orang-orang yang berbakat di dalam organisasinya. Sebagian adalah orang-orang yang sangat kreatif, beberapa menjadikannya lebih baik dengan membuatnya visual, beberapa ada yang merasa sangat malu untuk menampilkan bakatnya, dan beberapa yang lainnya sangat mendominasi. Ada banyak tipe kepribadian yang lain, kekuatan individu dan kelemahannya yang menjadi bagian dari organisasi. Kebanyakan orang-orang sudah biasa bekerja di dalam kelompok yang terdiri dari banyak kepribadian berbeda.

Bagaimanakah kita bisa yakin dengan kelompok kerja kita yang sukses dalam menjalankan tugasnya? Dapatkah seseorang di dalam kelompok kerjanya mempengaruhi semua yang lainnya dan terhadap hasil yang dicapai oleh kelompok? Adakah gagasan cemerlang yang lenyap di dalam suatu diskusi?

Seperti yang mungkin akan kita rasakan dalam mengemban suatu tugas yang sulit untuk dapat menciptakan sebuah kelompok kerja yang luar biasa hebat. Hal yang sama juga terjadi di dalam lingkungan kerja kita sehari-hari. Adakah KSA dari individu-individu yang tersembunyi? Adakah ratusan ide-ide cemerlang yang terabaikan di dalam kegiatan KAIZEN (continuous improvement)?

Kita tidak pernah tahu dimana gagasan cemerlang sedang tersembunyi. Memerintahkan (tertulis di dalam job deskripsinya) seseorang hanya menyapu lantai tanpa memberdayakan untuk turut berpikir dalam membuat improvement mencegah kotor di sumbernya adalah pemborosan. Tindakan mempermudah kegiatan kebersihan adalah suatu kegiatan KAIZEN di dalam penerapan RESIK.

Matriks hubungan 8-Pemborosan dengan 5R.

Artikel manarik lainnya : Tujuh Pemborosan di Pabrik, Tujuh Pemborosan di Kantor.

Read More

9-Pemborosan : OMIT PRIDE

Satu lagi tambahan pemborosan yang ke-9 yaitu Pemborosan Energi, singkatan untuk mempermudah dalam mengingat 9-Pemborosan :

O	M	I	T		P	R	I	D	E
v	a	n	a		e	e	n	e	n
e	t	v	l		o	w	a	l	e
r	e	e	e		p	o	p	a	r
p	r	n	n		l	r	p	y	g
r	i	t	t		e	k	r	s	y
o	a	o					o
d	l	r			M	&	p	&
u		y			o		r
c	T				v	D	i	W
t	r				e	e	a	a
i	a				m	f	t	i
o	n				e	e	e	t
n	s				n	c		i
	p				t	t	P	n
	o					s	r	g
	r						o
	t						c
							e
							s
							s
							i
							n
							g

1. Overproduction (Produksi Berlebihan)

Memproduksi lebih banyak, lebih dini, lebih cepat dari kebutuhan di proses berikutnya

• Membuat lebih banyak dari yang diminta oleh Pelanggan
• Disimpan dimanakah dokumen / suku cadang tambahan?
• Berapakah biayanya dari semua ini?

2. Material Transport (Memindahkan Material)

• Berapa kali bahan ditangani?
• Beberapa kali transaksi dilakukan?
• Berapa 
• Apakah penjadwalan berdasarkan beban penuh dan pembenaran yang efisien?

3. Inventory (Persediaan)

Persediaan dan barang sedang dalam proses (WIP: Work In Process)

• Berapakah biayanya?
• Mengapa hal ini bisa terjadi?
• Berapa banyak ruang yang digunakan untuk menyimpan persediaan?

4. Talent (Bakat)

• Apakah Anda menyadari potensi penuh dari anggota tim Anda?
• Ketrampilan ekstra apa yang dimiliki orang ini?
• Bagaimana ini bisa dimanfaatkan?
• Apa yang akan menjadi manfaat?

5. People Movement (Gerakan)

• Berapa banyak gerakan berlebihan yang Anda lakukan setiap hari?
• Apalagi yang bisa Anda lakukan dengan waktu yang ada?
• Seberapa luas area kerja Anda?

6. Rework & Defects (Cacat)

• Skrap
• Hasil
• Sisa
• Kesalahan faktur, kesalahan pesanan
• Berapakah biaya dari koreksi atau perbaikan ini?

7. Inappropriate Processing (Proses)

Prosedur dan Dokumen

• (Apapun yang perlu perhatian khusus) Dapatkah dilakukan lebih sederhana?
• Apakah Anda melakukan pengulangan memasukkan data?
• Apakah dokumen sesuai dengan tujuannya?
• Memproduksi beberapa tambahan atau melebihkan?

8. Delays & Waiting (Menunggu)

Aktivitas menunggu :

• Dokumen
• Instruksi
• Pengawasan
• Barang
• Pemasok
• Pelanggan

9. Energy (Energi)

• Apakah Anda mematikan Lampu, Printer & Mesin dan peralatan lainnya ketika tidak digunakan?
• Apakah perbaikan kecil (kebocoran) segera dilakukan?
• Apakah atap terisolasi dari udara panas & cahaya dari langit-langit transparan, membuat pengamatan menjadi jelas?

Read More

GENBA - GENBUTSU - GENJITSU - GENRI - GENSOKU

Dengan menggunakan prinsip 5-GEN ini, saya dapat membuat keputusan tentang apa yang harus dilakukan berdasarkan keadaan di tempat sesungguhnya, pekerjaan yang sebenarnya, realitas yang sebenarnya, alasan yang sebenarnya dan standar yang diharapkan namun tidak mencapainya. Berikut ulasan singkat masing-masing mengenal 5-GEN ini:

GENBA 現場 - Tempat sesungguhnya

Tempat sesungguhnya.

GENBUTSU 現物 - Obyek sesungguhnya

Obyek sesungguhnya.

GENJITSU 現実 - Fakta sesungguhnya

Fakta sesungguhnya, Realita.

GENRI 原理 - Teori, Kebenaran Fundamental

Teori, Kebenaran Fundamental

GENSOKU 原則 - Peraturan, Prosedur, Standar

Peraturan, Prosedur, Standar.

“Pergi dan melihat sendiri ke tempat sesungguhnya (GENBA), untuk mendapatkan fakta tentang hal / kegiatan yang sebenarnya dan tidak membuat asumsi (GENBUTSU), memahami situasi keseluruhan tentang masalah ini untuk melihat apa lagi yang mungkin terjadi (GENJITSU), akan menghasilkan alasan yang menjelaskan apa yang terjadi (GENRI), menciptakan panduan setiap tindakan atau tindakan yang mengarahkan hasil untuk dikembalikan ke standarnya (GENSOKU).”

Read More

GENBA 現場 - Tempat sesungguhnya

現場

GENBA - Tempat sesungguhnya

TKP - Tempat Kejadian Perkara = GENBA

(dilafalkan sebagai GEMBA) adalah terminologi dari bahasa Jepang yang artinya adalah Tempat dimana kebenaran dapat ditemukan atau Tempat sesungguhnya. Di dalam dunia bisnis sering juga disebut sebagai Tempat dimana Nilai Tambah diciptakan, contohnya di dalam pabrik, proses produksi dimana nilai tambah diciptakan, kerja dirampungkan, tempat dimana 80% karyawan bekerja, 80% masalah ada disini dan pemecahan masalah dilimpahkan.

Prinsip GEMBA menuntut setiap karyawan baik itu adalah Staff maupun Manajemen untuk pergi ke tempat atau lokasi dimana suatu permasalahan tersebut terjadi, supaya dapat memastikan sendiri dan mengetahui lebih jelas mengenai permasalahan tersebut.

Di dalam ilmu kepolisian dan intelijen dikenal dengan istilah TKP - Tempat Kejadian Perkara:

• Tempat dimana suatu tindak pidana dilakukan/terjadi, atau akibat yang ditimbulkannya;
• Tempat-tempat lain dimana barang-barang bukti atau korban yang berhubungan dengan tindak pidana tersebut dapat diketemukan.

Lima Kaidah Kencana GEMBA

Masaaki Imai, orang Jepang yang ditakzimkan sebagai bapak KAIZEN (improvement yang berkesinambungan). Nasihat baik yang beliau telah sampaikan :

1. "Apabila terjadi masalah (kejanggalan), langkah pertama yang Anda lakukan adalah pergilah ke GEMBA"
2. "Kemudian periksalah benda yang relevan terhadap masalah atau kejanggalan tersebut di atas - GEMBUTSU "
3. "Lakukan penanggulangan sementara terhadap masalah yang terjadi langsung di lokasi kejadian"
4. "Temukan masalah hingga ke akar penyebab permasalahannya"
5. "Buatlah standarisasi untuk mencegah terulangnya masalah"

Standardisasi adalah bagian dari kegiatan pengelolaan untuk menjadikan GEMBA yang baik. Anda juga memerlukan 5R (Mr Imai sangat antusias terhadap kebersihan mesin) dan eliminasi terhadap pemborosan/kesia-sian - MUDA (無駄). Taatilah Mr Imai dengan mencintai GEMBA.

Tips untuk kegiatan pergi ke GEMBA

Berikut adalah beberapa tips yang saya berikan kepada para pemimpin yang menghabiskan lebih banyak waktu di GEMBA:

1. Pengalaman atau “jam terbang” menjadi sangat penting bagi pemimpin maupun tim di lapangan dalam melakukan sikap GEMBA ini. Mungkin bagi yang baru pertama kali dalam melakukannya akan canggung, namun seiring dengan berjalannya waktu para pemimpin akan menjadi terbiasa dan lebih nyaman begitu pula tim di lapangan yang dikunjunginya.
2. Selalu pergi ke GEMBA dengan suatu tujuan. 
1. Apakah akan memeriksa kemajuan dari improvement yang telah dibuat?
2. Apakah untuk memeriksa standar kerja?
3. Apakah untuk memeriksa mutu, biaya atau realisasi pengiriman?
Hal ini sangat penting bahwa para pemimpin akan ke GEMBA untuk memeriksa aspek kerja dari tim. Jika tidak dengan suatu tujuan yang terencana maka kunjungan akan berisiko karena dianggap sebagai kegiatan mencari sensasi atau sebagai publikasi untuk mencari popularitas.
3. Sistem Kendali Visual (Visualisasi) akan sangat membantu, terutama di tahap-tahap awal. Akan memberikan informasi yang mudah bagi peluang pembinaan berikutnya.
4. Tidak menjadikan masalah tim menjadi miliknya (pribadi / personal). Para pemimpin terbiasa dengan masalah kemudian memecahkan masalahnya. Saya melihat banyak pemimpin yang mengambil alih atau menjauhkan masalah dari tim kerja di bawahnya bahkan ketika sudah ada tim yang dibentuk khusus untuk memecahkan masalah pun masih memisahkannya. Tujuan dari kunjungan ke GEMBA adalah untuk melihat langsung proses yang dikerjakan oleh tim dan melatih serta melakukan penyesuaian. Tidak untuk mengambil alih tanggung jawab tim.
5. Gunakanlah hirarki organisasi Anda. Dengan kata lain, jika pemimpin senior akan pergi ke GEMBA maka bawahannya harus turut pergi bersamanya. Para manajer tingkat menegah akan berusaha keras, bergumul dengan keadaan ini dan akan menjadi semakin rumit ketika atasan mereka memberikan pembinaan langsung kepada tim mereka. Namun tantangan ini akan hilang seiring dengan berjalannya waktu.
6. Ter-organisir. Tim harus tahu bahwa Anda datang dengan suatu tujuan. Berhati-hatilah untuk tidak membanjiri tim dengan berbagai tujuan. Perhatikan nada, intonasi bicara dan energi Anda. Catat dengan baik dan dengarkanlah suara dari tim. Selalu tinggalkan tim dengan satu atau dua pertanyaan dan / atau langkah-langkah berikutnya yang akan dilakukan oleh tim tentang apa saja yang Anda harapkan pada kunjungan berikutnya. Ketika Anda kembali ke kantor, buatlah sebuah ringkasan di catatan Anda dan kirimkan pada tim dengan pesan ucapan terima kasih serta penekanan pada pertanyaan / langkah berikutnya Anda inginkan untuk dicapai oleh tim.
7. Selalu memulai di tempat dimana terakhir kali Anda kunjungi. Kembangkan sistem manajemen pengetahuan sehingga Anda dapat melacak catatan Anda dan permintaan dari setiap kunjungan. Tim akan terpesona ketika seorang pemimpin senior muncul dan ingat segala sesuatu dari kunjungan terakhir dan tanyakan kepada tim bagaimana mereka mencapai kemajuan dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan yang diajukan selama kunjungan sebelumnya.
8. Pada akhirnya, sesi umpan balik. Mintalah kepada tim, rekan atau konsultan bersama-sama untuk memberikan pembinaan langsung di tempat kerja.

“Jika Anda pergi ke tempat dimana terjadi suatu aktivitas, mempelajari hal tersebut adalah hal yang merepotkan / berdampak, menganalisis situasi nyata dengan berlandaskan teori, mungkin Anda akan menemukan solusi dan "menciptakan" standar-standar untuk menghindari kejadian buruk yang berulang”

Pertanyaan untuk para pemimpin GEMBA

Berikut ini adalah beberapa pertanyaan bagi Anda sebagai pimpinan yang berorientasi pada peningkatan berkesinambungan di proses operasionalnya:

• Apakah Anda merasakan beban pekerjaan, masalah di lapangan dari hari ke hari yang semakin berat? (Seperti misalnya biaya lembur karyawan, cacat produk, klaim, masalah pengiriman, dll.)
• Apakah menurut Anda bahwa kegiatan pergi ke GEMBA ini adalah sangat penting?
• Apakah Anda mengalami kesulitan dalam mengalokasikan waktu untuk merealisasikan kegiatan pergi ke GEMBA ini?
• Seberapa seringkah Anda melakukannya?
• Apakah Anda melakukan kegiatan pergi ke GEMBA ini hanya ketika terjadi masalah di lapangan?
• Bagaimanakah caranya Anda dalam mendisiplinkan kegiatan pergi ke GEMBA ini?
• Berapa lama waktu yang biasa Anda gunakan untuk berada di GEMBA?

"PERGILAH ke GEMBA dan AMATILAH!"

Artikel menarik lainnya : Kisah Nasruddin Hoja.

• 1
• 2
• 3
• 4
• 5
• »

Read More